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Assistante d'élu-e-s H/F
CDD
6 mois
25/03/2024
Direction Générale des Services
Mission des Affaires Fonctionnelles
Sous l'autorité du responsable du secrétariat des élu-e-s, vous apportez une aide permanente aux différent·e·s élu·e·s du portefeuille dédié en termes d'organisation personnelle, d’alerte, de gestion, de préparation et de suivi de dossiers, d’accueil, de classement.
Vos missions s'articuleront autour des axes suivants :
- Suivre et intégrer les priorités de la délégation politique dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat : constitution de dossiers, préparation de réunions- Organiser avec cohérence les agendas des élu·e·s en intégrant les priorités des élu·e·s: assurer la planification des RDV, réunions ponctuelles et régulières.- Organiser les déplacements locaux, nationaux et internationaux des élu·e·s, en terme administratif : ordre de mission, frais de déplacements… et en terme logistique : réservation vélo, sollicitation des chauffeurs de la ville - Alerter : rappeler les informations importantes, les échéances- Suivre, traiter et partager la vie de la collectivité- Transmettre et restituer l’actualité locale et nationale liée aux délégations politiques.
- Saisir et mettre en forme tous types de documents administratifs- Relire, corriger et mettre en forme les notes des élus- Assurer le traitement des mails, synthétiser leurs contenus et rédiger les réponses en toute autonomie, aux intervenants internes, externes, aux sollicitations diverses, aux riverains.- Préparer les dossiers de permanence quartier : Prise de rendez-vous, élaboration de fiches de renseignements, conduite d’entretiens téléphoniques ou physiques, rédaction des interventions à partir des notes/consignes, ou non, des élu·e·s.- Prendre des notes
- Renseigner les interlocuteurs·rices et relayer/orienter si nécessaire vers l’interlocuteur·rice compétent·e (interne et/ou externe)- Analyser le niveau d’urgence de la demande- Assurer l’interface entre l’élu·e et les partenaires internes et externes
- Assurer le suivi du courrier électronique ou papier (réception, distribution et réponse + postman)- Enregistrer, suivre les parapheurs et s’assurer de la complétude des données- Assurer la gestion des fournitures pour le portefeuille- Participer à diverses réunions (dont la réunion d’équipe)
Assurer le remplacement temporaire de l'assistant·e de proximité absent·e pour une courte période (prise de ligne, gestion des urgences)
Le poste vous intéresse, rejoignez-nous !
Marie ETIEN, responsable Cellule Secrétariat des Elu-e-s02 40 41 55 58
Lydia BROSSARD, responsable cellule Ressources Humaines & Numérique02 40 99 49 11