Direction Générale des Services
Mission des Affaires Fonctionnelles
Sous l'autorité du responsable du secrétariat des élu-e-s, vous apportez une aide permanente aux différent·e·s élu·e·s du portefeuille dédié en termes d'organisation personnelle, d’alerte, de gestion, de préparation et de suivi de dossiers, d’accueil, de classement.
Vos missions s'articuleront autour des axes suivants :
- Organisation de la vie professionnelle des élu·e·s, suivi des projets, des dossiers et de l’activité des délégations politiques
- Suivre et intégrer les priorités de la délégation politique dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat : constitution de dossiers, préparation de réunions
- Organiser avec cohérence les agendas des élu·e·s en intégrant les priorités des élu·e·s: assurer la planification des RDV, réunions ponctuelles et régulières.
- Organiser les déplacements locaux, nationaux et internationaux des élu·e·s, en terme administratif : ordre de mission, frais de déplacements… et en terme logistique : réservation vélo, sollicitation des chauffeurs de la ville
- Alerter : rappeler les informations importantes, les échéances
- Suivre, traiter et partager la vie de la collectivité
- Transmettre et restituer l’actualité locale et nationale liée aux délégations politiques.
- Rédaction et utilisation des outils informatiques
- Saisir et mettre en forme tous types de documents administratifs
- Relire, corriger et mettre en forme les notes des élus
- Assurer le traitement des mails, synthétiser leurs contenus et rédiger les réponses en toute autonomie, aux intervenants internes, externes, aux sollicitations diverses, aux riverains.
- Préparer les dossiers de permanence quartier : Prise de rendez-vous, élaboration de fiches de renseignements, conduite d’entretiens téléphoniques ou physiques, rédaction des interventions à partir des notes/consignes, ou non, des élu·e·s.
- Prendre des notes
- Accueil, information et relation (physique et téléphonique)
- Renseigner les interlocuteurs·rices et relayer/orienter si nécessaire vers l’interlocuteur·rice compétent·e (interne et/ou externe)
- Analyser le niveau d’urgence de la demande
- Assurer l’interface entre l’élu·e et les partenaires internes et externes
- Gestion administrative et coordination de l’information
- Assurer le suivi du courrier électronique ou papier (réception, distribution et réponse + postman)
- Enregistrer, suivre les parapheurs et s’assurer de la complétude des données
- Assurer la gestion des fournitures pour le portefeuille
- Participer à diverses réunions (dont la réunion d’équipe)
Assurer le remplacement temporaire de l'assistant·e de proximité absent·e pour une courte période (prise de ligne, gestion des urgences)
- Maîtriser les techniques de secrétariat et de gestion administrative, rédiger des courriers, mettre en forme les documents (selon la charte graphique)
- Maîtriser les outils numériques (pack bureautique et logiciels spécifiques)
- Maîtriser l’organisation et les circuits de décision des collectivités
- Connaître les acteurs institutionnels de son portefeuille
- Connaître les enjeux et évolutions des politiques publiques de son portefeuille
- Organiser son travail de façon à pouvoir gérer efficacement plusieurs
demandes simultanées et passer facilement d'un dossier à un autre - Traiter et hiérarchiser les dossiers par degré d’importance et/ou d’urgence
- S’acculturer : être en capacité de s’adapter aux différent·e·s élu·e·s et leur·s thématique·s
- Intégrer les priorités des élu·e·s dans la planification et la gestion du
secrétariat - Travailler avec des partenaires multiples internes et externes
- Rechercher des informations, être en alerte sur l’actualité afin de comprendre les enjeux liés à son portefeuille
- Faire preuve de rigueur dans l’organisation de son travail
- Disposer de capacités d'analyses et de capacités rédactionnelles
- Maîtriser les techniques d’accueil téléphonique et physique
- Être autonome, responsable, savoir anticiper et prendre des initiatives
- Savoir gérer les interlocuteur·rice·s avec courtoisie
- Préserver la confidentialité des échanges et des dossiers
- Faire preuve de diplomatie et de patience
- Savoir se rendre disponible
- Être en mesure de travailler dans un collectif
- Promouvoir l’image de la collectivité auprès des interlocuteur·rice·s
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