La Direction Petite Enfance remplace la responsable du secteur accueil et admission du Service Accueil Petite Enfance, le temps de son congé maternité et congé parental ; le contrat est prévu jusqu'au 31 août 2027.

Le service accueil petite enfance est composé de 22 agents répartis sur 5 relais petite enfance (RPE) et un secteur accueil/admission.
Les missions du service consistent à accompagner les familles dans leurs recherches d'un mode d'accueil, à traiter les demandes de places en crèche dans le guichet unique et accompagner les professionnelles de l'accueil individuel.

Missions principales du poste :

• Assurer la coordination et la gestion de l’activité du secteur accueil admission ;
• Recueillir, traiter et instruire les informations et dossiers nécessaires au fonctionnement du guichet unique ;
• Seconder la responsable de service dans l’organisation du travail de l’équipe et du service;

Pour ce faire, en lien avec la gestionnaire administrative du secteur, vous assurez notamment la préparation et le suivi des commissions d’admission et des réunions de concertation. Vous participez au traitement de l’interface des données CAF avec la base de données Petite Enfance de la ville de Nantes.

En lien avec la chargée de communication et l’assistante du service, dans le cadre de la gestion du guichet unique Petite Enfance, vous superviserez et coordonnerez des informations destinées aux usagers (modification offre de service sur le territoire nantais, changement des modalités de fonctionnement des relais petite enfance, traitement de courriels…) sur les différents supports (Allonantes, info nantes, internet, répondeurs, guide modalités d’accueil, boîte aux lettres Petite Enfance et Relais Petite Enfance, etc.).

Vous assurez la coordination logistique et ressources de l’activité du service : supervision et mise à jour du planning de l’équipe, de l’affectation des moyens d’accueil (examen des propositions de la chargée d’accueil volante) et du planning de congés des RPE.

Vous assurez la gestion du matériel numérique et de la logistique pour le service (ménage, commande de produits, travaux, …) et participez aux points d'étape trimestriels avec le service Patrimoine.

En lien avec l’assistante du service, vous assurez le suivi de l’exécution des budgets de fonctionnement et d’investissement, de l’organisation des instances (réunions de concertation, commissions d’admission, …) et de la préparation des bilans d’activité (des relais petite enfance, accueils d’urgence).

Capacité d’adaptation aux demandes/dossiers multiples et simultanés, autonomie, discernement, capacité à répondre à la demande de l’usager dans les délais et dans le respect des principes de neutralité et de continuité.

Sens de l’organisation, capacité à appréhender et respecter une organisation/un environnement de travail.

Compétences relationnelles (interlocuteurs internes et externes multiples) : discrétion, relayer, transmettre et échanger les informations en étant à l’écoute de ses interlocuteurs et en créant des conditions favorables au dialogue, capacités orales et rédactionnelles.

Compétences administratives : Application des procédures administratives, rédaction et mise en forme des documents administratifs. Gérer et exploiter une base d’informations, rechercher et vérifier des informations, rendre compte du travail effectué et des conditions d’intervention, transmettre et suivre la transmission de documents administratifs.

Utilisation d’outils métiers : bureautiques, eService, logiciel métiers, mise à jour des échéanciers et tableaux de bord, et réalisation des statistiques et suivi des indicateurs d’activité.