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DG Ressources/ Département du BATI/ DAF

Vous assistez à la gestion administrative des procédures de marchés publics et à la gestion de la phase de notification des marchés publics en lien avec les services opérationnels BATI - PMA

Vos missions:

• Gérer la phase de signature et notifier les marchés publics

- Vérifier la complétude des dossiers de candidatures des entreprises attributaires

- Rédiger les lettres de regret / plaisir / notification pour l’ensemble des consultations

- Gérer et suivre les signatures des pièces de procédure et pièces de marchés (y compris nantissement, RAO, protocole transactionnel, avenants...)

- Scanner certaines pièces (AE, devis...) pour diffusion interne

- Enregistrer les renseignements dans les outils métiers (EOLE, Atexo, base de données excel,…)

- Pré saisir les fiches « marchés » dans Coriolis

- Envoyer les notifications aux attributaires et gestion des accusés réception

- Diffuser les dossiers marchés vers les opérationnels BATI et comptabilité

- Classer puis archiver les documents de marchés

- Suivre les tableaux de reporting

- Appliquer la démarche qualité du service : contribuer à la mise à jour des outils et modèles nécessaires aux missions de service, l’harmonisation des documents de marchés en lien avec la DCP, le suivi des engagements Qualité du processus marchés publics

• Conduire la procédure de reconduction des marchés

- Mettre à jour le tableau de suivi des marchés à reconduire

- Se mettre en relation avec les techniciens

- Assurer le suivi du courrier (mise en forme, signature, envoi recommandé, scan)

- Enregistrer et archiver le dossier

• Suivre et contrôler les actes de sous-traitance

- Réceptionner la demande de sous-traitance par courrier ou par les techniciens

- Vérifier le DC4 et les pièces transmises par l’entreprise

- Demander la validation au comptable et au technicien

Vous avez des connaissances juridiques et réglementaires dans le domaine des marchés publics ainsi que le suivi de la sous-traitance.

Vous êtes à l'aise avec l'outil informatique et les logiciels comptables.

Vous maîtrisez les technique de secrétariat

Vous êtes rigoureux.se, organisé.e et discret.e.

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