Ce poste redéfini répond au triple enjeu de renforcement de l’animation fonctionnelle de l’équipe des chargé.e.s d'accueil, d’expertise technique liées aux réservations de salles et de transversalité au sein du service et de la DG (directions de quartiers, service Patrimoine et Gestion des équipements, …).

Dans ce cadre, la.le Chargé.e de gestion et de coordination des réservations de salles a pour mission principale d’assurer :

la conduite opérationnelle de l’activité de réservation des salles associatives qu’elle soit directement assurée par le service ou en déconcentré dans les directions de quartiers.
L’animation fonctionnelle de l’équipe des gestionnaires de salles en garantissant la qualité de l’accueil dans le cadre d’une relation multicanale (accueil physique, téléphonique, e-services)
L’accompagnement fonctionnel auprès de tous les agents de la DG Cités en charge de cette activité.

1. Assurer la conduite opérationnelle de l’activité de réservation de salles

Organiser l’activité des gestionnaires de salles. A ce titre, établir les plannings de l’équipe des gestionnaires de salles et, en lien avec la.le responsable de service, gérer les congés et les absences en garantissant la continuité de l’activité.
Garantir la qualité et la sécurité de l’accueil dans le cadre d’une relation multicanale.
Étudier les demandes de réservation complexes et/ou sensibles et apporter des réponses adaptées.
Vérifier les réponses courriers et mails des gestionnaires de salles.
S’assurer du bon déroulement de la saisie des plannings en lien avec les directions de quartier.
Définir et mettre en place des tableaux de bord pour suivre l’activité et l’occupation des salles.
Coordonner la gestion de la campagne des plannings sur l’ensemble du territoire nantais, en lien avec les coordonnateurs vie associative, les gestionnaires de salles en charge des plannings et l’assistante du service pour les nouvelles demandes de plannings .
Assurer la gestion des plannings spécifiques : ORPAN, Léo Lagrange, Espace Formation.

2. Assurer l’animation fonctionnelle de l’équipe des gestionnaires de salles
Animer l’équipe de travail en partageant le sens du projet de service.
Garantir la bonne collaboration entre les agents et réguler/gérer les conflits /tensions en lien avec la.le responsable de service.
Accompagner et former les gestionnaires de salles ainsi que les agents dans les directions de quartier en lien avec les activités du service.
Favoriser une bonne communication afin de s’assurer de la bonne diffusion des informations.
Contribuer avec le.la responsable de service au recrutement des gestionnaires de salles ainsi et du renfort saisonnier planning.
Favoriser l’intégration des nouveaux agents.
Analyser les compétences des gestionnaires de salles afin de repérer les difficultés et contribuer au développement professionnel de chacun.
Analyser et gérer les situations complexes/sensibles liées aux réservations de salles et apporter un soutien auprès de l’équipe.

3. Assurer une mission transversale et être référent.e de l’outil de réservation des salles 
Accompagnement des nouveaux agents du service Locaux associatifs et réservation de salles et des agents de la DG Cités.
Formation sur règles, process et outils spécifiques à l’activité: Planitech, Horanet, création des badges, instruction plannings, règles générales et spécifiques en matière de réservation de salles,...
Accompagnement quotidienne durant la montée de compétences des agents.
Soutien sur les sujets transversaux du service : obsèques civiles, dossier de manifestation, Planitech, salles mutualisées…
Réponse aux diverses sollicitations des collègues des quartiers/territoires : besoin d’informations sur le suivi des salles, besoin de prise de réservation, demande de renseignements sur les associations, demande de prise de décision.
Traitement des dossiers pour le

Doté·e d’une bonne connaissance de l’organisation et du fonctionnement de la collectivité, vous possédez une bonne compréhension des procédures et règles internes relatives à la gestion des salles associatives. Vous avez un intérêt/une première expérience du fonctionnement associatif et un bon sens du service public.

Vous disposez d’une réelle appétence pour la relation usagers multicanale (physique, téléphonique, numérique).

Vous maîtrisez les outils numériques et outils métiers (Planitech, Horanet…) ainsi que les techniques d’élaboration de tableaux de bord permettant de suivre l’activité.

En capacité d’animer fonctionnellement une équipe et de jouer un rôle d’accompagnateur et de soutien technique, vous êtes reconnu·e pour vos capacités d’écoute, de dialogue, de travail en équipe et en transversalité. Vous êtes à même de rechercher des solutions avec l’équipe, d’analyser et de gérer des situations complexes mais également de réguler les conflits éventuels.

Enfin, votre capacité d’organisation ainsi que votre sens des priorités seront des atouts pour réussir sur ce poste.