Direction Générale Citoyennetés et Territoires Solidaires
Direction Relation aux Usagers

Pôle de Relation Usager Multicanal

Service Courrier

Sous la responsabilité du responsable du pôle, vous contribuez à l’accompagnement du déploiement au sein des directions pilotes puis de l’ensemble des directions du nouvel outil de gestion électronique du courrier (GEC), en lien avec la chargée de déploiement et co construisez avec les cadres du service d’une base de connaissances adaptée aux besoins du service Courrier (affectations).

Vos missions s'articuleront autour des axes suivants :

S’approprier le fonctionnement du service Courrier et de l’équipe administrative

Être en appui du déploiement de l’outil de GEC au sein du service Courrier :
• Assurer en lien avec les cadres du service Courrier le déploiement au sein du service courrier du
nouvel outil de GEC
• Proposer des outils de formation permettant de préparer l’équipe administrative au changement d’outil
• Contribuer en lien avec les cadres du service Courrier aux différentes «recettes» de l’outil métier

Accompagner le déploiement effectif de l’outil de GEC sur le périmètre des directions pilotes :
• Co Piloter en lien avec la chargée de déploiement, une action spéciale pour acter le lancement
• Assurer un suivi rapproché les premières semaines de déploiement en lien avec la chargée de déploiement et favoriser l’appropriation des fonctionnalités en partageant les sujets d’assistance avec la communauté d’utilisateurs

• Mettre en place une assistance fonctionnelle de 1er niveau (usage des fonctionnalités de base)
• Participer à un temps hebdomadaire sur l’outil avec le service Courrier
• Développer les bonnes pratiques en co animant un groupe d’utilisateurs des directions pilotes en lien avec la chargée de déploiement
• Mettre à jour les guides d’utilisation de l’outil et communiquer sur les bonnes pratiques

Co-construire et co-animer les formations sur le nouvel outil :
• S’approprier les fonctionnalités de base et d’administration de l’outil de GEC en suivant les formations
de l’éditeur et en contribuant aux recettes
• Proposer des formations de formateur (binômes services Courrier-directions pilotes)
• Proposer différents types d’actions ( guide, tutoriels, vidéo) en lien avec la chargée de déploiement
• Organiser la mise en place de ces différentes actions (calendrier, logistique, paramétrage de
sessions….)

Co-contruire une base de connaissances adaptée au Service Courrier :
• Prise en main de l’outil existant permettant de gérer la connaissance
• Proposer une arborescence en lien avec les besoins du service facilitant les affectations
• Animer un groupe de travail avec les principaux utilisateurs de la base
• Consolider les différentes informations auprès des directions (affectation)
• Développer de nouvelles fiches ,ou consolider les fiches existantes de la Base de connaissance

Lieu de travail : Nantes – Bâtiment Champ de Mars

Savoirs :
Expérience en matière d’accompagnement à l’appropriation d’outils métier
Connaissance et pratique de logiciels Courrier
Savoir-faire :
Aisance relationnelle
Écoute et de diplomatie
Savoir argumenter en faisant preuve de conviction
Être méthodique, rigoureux·se et organisé·e
Être pédagogue
Aptitudes transversales et spécifiques :
Capacités d’adaptation permettant de communiquer avec de nombreux interlocuteurs et d’ajuster le discours
Capacité à transmettre ses connaissances et apporter son aide, ses conseils et une assistance
Capacité à concevoir des outils de communication (ex: Tutoriels, guide,vidéo etc.)
Capacité à travailler en équipe, au sein d’un collectif de travail
Capacité à rendre compte

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