Direction Générale Territoires Proximité Déchets et Sécurité (DGTPDS)

Vos activités :

Assistance organisationnelle du Directeur Général Adjoint :

- Gérer l'accueil téléphonique et physique
- Gestion de l'agenda
- Organiser les réunions (réservation salles de réunion, matériel, déjeuner de travail, invitations...)
- Organiser les déplacements du DGA
- Préparer les dossiers (ODJ réunion, diffusion CR, ventilation documents)
- Assurer la veille sur les agendas des principaux collaborateurs du DGA
- Assurer un lien ponctuel avec les partenaires externes pour les réunions Préfecture, DDSP et NMH

Gestion du courrier :

- Traiter certains messages directement (ou répondre suite consignes ou orientation)

Appui auprès du DGA :

- Inscrire, préparer et suivre des dossiers aux différentes instances municipales et métropolitaines

Préparation des bilatérales élu et DGS :

- Inscrire à l’ODJ des dossiers du DGA et suivi des décisions

Suivi et coordination des dossiers spécifiques en lien avec le cabinet de la Maire Présidente et des demandes du DGS :

- Coordonner les demandes, transmettre auprès des directions et gestion des réponses en lien avec le DGA
- Transmettre et suivre des demandes pour l’organisation des rdv de la Présidente inscrits dans l’agenda partagé

Classement et archivage

- Classer et archiver l’ensemble des documents du DGA

Suivi des instances pilotées par le DGA :

-GVT proximité nantaises /Déjeuner gouvernance territoriale et fabrique de la ville /Conférence des DGS / Déjeuner préparatoire conférence des DGS

Mise en œuvre du projet de direction et plan de communication interne :

- Organiser et suivre des CODIR DGTPDS en lien avec le référent projet de direction
- Être en appui sur l’organisation des séminaires de la DGTPDS
- Être en appuis au référent projet de direction sur les actions à mener et suivre
- Créer et mettre à jour régulièrement des outils de fonctionnement interne
- Créer et animer l’espace collaboratif de la DGTPDS

 Coordination des secrétariats de la Direction Générale :

- Harmoniser les procédures administratives au sein de la direction générale
- Assurer un appui technique auprès des services
- Assurer la continuité de service par la mise en place de permanences physiques et téléphoniques en lien avec l’assistante de la MGCT
- Rencontrer les assistantes de la DGTPDS (11 assistantes) 1 à 2 fois par an en fonction de l’actualité de la DGTPDS

Coordination communication interne :

- Être en appui sur la communication interne et assurer la coordination avec les référents des directions de la DGTPDS

Vous maîtrisez les bases du métier d'assistante de direction, les outils bureautiques et les principes et techniques de l'accueil. Vous disposez d'une connaissance des compétences et de l'organisation de l'institution. Votre autonomie, votre sens de
l'organisation et de gestion du temps, votre rigueur et vos capacités relationnelles et rédactionnelles seront des atouts supplémentaires. Confidentialité et discrétion professionnelles exigées.

Entretiens de recrutement : 8 janvier 2025