Relevez de nouveaux défis et épanouissez-vous professionnellement au cœur d'une métropole en pleine évolution. Rejoignez-nous dès maintenant et laissez votre talent s'exprimer !

La Direction des Sports est constituée de 377 agents répartis entre le Pôle Sport Municipal et Proximité qui regroupe les secteurs vie sportive et le secteur aquanautique, le Pôle Ressources et le Pôle Sport Métropolitain et Attractivité.

La Direction des sports recrute un·e secrétaire de direction.

Vous assistez le Directeur dans l'organisation et la préparation de son planning et apportez une aide permanente en terme d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et de suivi de dossiers.

Vos activités principales seront donc : 

• Être en charge de l'assistance administrative du directeur : Gestion de l'agenda et de la messagerie du directeur ; organisation et planification des réunions et rendez-vous ; organisation et participation aux réunions de direction, rédaction et diffusion des comptes-rendus ; organisation des déplacements du directeur ; filtrage des appels ; orientation des différents interlocuteurs internes et externes en cas d'absence du directeur

• Être le relai auprès des cadres de la direction : Diffusion aux cadres ds informations nécessaires au bon fonctionnement de la direction ; gestion des congés des cadres et du planning ; organisation des déplacements des cadres

• Assurer occasionnellement l'accueil de la direction avec le secrétariat de la cellule de gestion

• Instruire et suivre des dossiers : Référent·e GEC courriers au niveau de la direction ; suivi du circuit des dossiers (procédures, délais), en particulier ceux soumis à validation des instances municipales ; suivi et déclaration des EVP d'astreintes de décision du directeur ; suivi des visites médicales des agents du site Polaris 

Informations complémentaires : 

• Lieu de travail : Bâtiment Polaris, 8 Boulevard Vincent Gâche, 44200, Nantes
• Horaires variables
• Travail en binôme avec l'assistante du Pôle Sport Municipal et Proximité (SMP)

Idéalement de formation secrétariat/assistanat, vous avez une bonne connaissance de l'organisation et du fonctionnement de la collectivité (services, interlocuteurs, instances et circuits de décision).

Vous maitrisez les techniques de secrétariat et savez élaborer des tableaux de bord.

Vos aptitudes rédactionnelles et votre maitrise des outils informatiques (Office 365, Outlook, Impress...) vous permettent de prendre des notes et de mettre en forme des documents ainsi que des facultés à vous approprier des logiciels spécialisés.

Vous avez un bon relationnel et savez accueillir et orienter vos interlocuteurs tout en faisant preuve de diplomatie, discrétion et confidentialité.

Polyvalent·e et disponible, vous êtes capable d'organiser votre travail en fonction des priorités et urgences.

Merci d'adresser votre lettre de motivation, CV à jour et dernier arrêté de situation le cas échéant.