Vous aimez jongler entre organisation, coordination et accompagnement des équipes ? Vous avez le sens du service public et souhaitez contribuer à améliorer l’accueil des usagers dans une grande ville dynamique ? Rejoignez la Ville de Nantes en tant que Gestionnaire Administratif H/F !

La direction de la relation aux usagers anime les services opérationnels d’accueil de 1er niveau couvrant l’ensemble des modes de contacts des usagers H/F vers les services municipaux en veillant à répondre aux demandes de manière pertinente et actualisée. La direction assure des activités liées à la gestion des cimetières, état civil, formalités administratives, élections et recensement.

La cellule planification du secteur Formalités administratives est en charge de 80 agents h/f répartis sur la Mairie centrale et les 11 mairies de quartiers nantaises.
Sous la responsabilité hiérarchique du responsable de la cellule planification, vous assurez l’élaboration des plannings d’affectation et la gestion des temps des agents d’accueil du service.

Vos missions principales sont les suivantes :

• Assurer la planification les équipes : Vous élaborez les plannings d’affectation des agents·es d’accueil et de prestations sur les différents sites, vous traitez les absences prévisibles et êtes fonction support auprès des cadres de secteur pour la validation des congés. Vous gérez l’absentéisme quotidien et procédez aux divers remplacements. Vous veillez et mettez à jour quotidiennement les tableaux d’affectations,  vous organisez les réunions de secteur. Vous assurez le suivi et le pointage des différentes formations, planifiez les visites médicales du personnel. Vous gérez les clés des différents sites pour garantir leurs ouvertures.

• Gérer le temps de travail des 80 agents (h/f) : Vous encodez les absences dans le logiciel eTemptation. Vous expliquez, renseignez et informez chaque agent·e sur les règles de gestion du temps.

• Gérer administrativement les agents (h/f) : Vous assurez le suivi des quotités de travail des agents·es, assurez le suivi des délégations de signatures. Vous êtes le relais pour les absences auprès du service Ressources Humaines. Vous élaborez les fiches de recrutement des auxiliaires saisonniers.

• Assurer des travaux complémentaires : Vous assurez le suivi et la gestion des documents divers. Vous distribuez les bulletins de salaire, les arrêtés etc.. Vous effectuez du reporting.

Vous faites preuve d'organisation, anticipation, et d'une grande réactivité. Vous savez travailler en équipe et en transversalité, vous avez de fortes capacités relationnelles.
Vous êtes en capacité de gérer des situations délicates et faites preuve de discrétion et de confidentialité. Vous êtes résistant au stress et êtes polyvalent. Vous savez respecter les procédures et avez des connaissances en droit du travail.
Vous maîtrisez les logiciels de bureautiques (excel, outlook) internet et idéalement ETemptation.

Le jury aura lieu le lundi 1er décembre (après-midi).