La Direction des Sports met en œuvre la politique publique des sports. Cette Direction opérationnelle mutualisée est constituée de 400 agents répartis entre le Pôle Sport Municipal et Proximité, le Pôle Ressources et le Pôle Sport Métropolitain et Attractivité.

La Ville de Nantes recrute :

Un.e Assistant.e du Pôle Sport Municipal et Proximité

Sous la responsabilité du Responsable de Pôle, vous organisez et préparez son planning, et apportez votre aide en terme d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'accueil, de classement et suivi de dossiers.

Vos missions :

Vous assistez en terme administratif le Responsable de Pôle :

gestion de son agenda et de sa messagerie

planification des réunions et autres rdv

rédaction et diffusion des comptes-rendus

organisation des déplacements (suivi et ordres de missions)

filtrage des appels téléphoniques

réalisation et mise en forme de documents

gestion de l'archivage

déclaration des EVP d'astreinte de décision du Responsable

membre du réseau d'assistantes de la Direction (remplacement, transversalité, accueil ...)

Vous instruisez et suivi les dossiers :

référent.e Postman au sein du Pôle et travail en binôme avec l'assistante de direction sur ce sujet (suivi courriers, veille au respect des procédures...)

 rédaction des courriers types, CR et autres documents, classement et archivage.

Vous êtes le relais auprès des cadres du Pôle :

diffusion d'informations, notamment RH, aux services présents à Polaris

suivi des tableaux des absences (congés, formations, maladie...) et des suppléances durant les vacances scolaires des services du Pôle.

Vous participez à la gestion budgétaire :

préparation du budget

suivi du traitement des actes comptables budgétaires (propositions d'engagement à la cellule de gestion, intégration des pièces comptables...)

 visa du service fait des commandes constatées en direct.

 Le jury aura lieu le 12/12/2024.

Idéalement de formation secrétariat, vous avez une bonne connaissance de l'organisation de la collectivité (services, interlocuteurs) et des procédures de la Ville (ressources humaines, comptables...)

Vous connaissez les règles budgétaires et la facturation.

Vous maîtrisez les techniques de secrétariat et l'outil informatique (Writer, Calc, Impress, Outlook...) et êtes capable d'apprendre à utiliser des logiciels spécialisés (Astre, Coriolis, Postman, Planitech, ...)

Vous savez rédiger et prendre des notes ou encore élaborer des tableaux de bord.

Votre goût du contact vous permet de savoir accueillir du public et travailler en équipe.

Vous êtes organisé.e et savez gérer les priorités et l'urgence.

Vous savez faire preuve de polyvalence, de disponibilité, de discrétion et de confidentialité.