Direction des Ateliers, Exploitation, Énergie, Livraisons et Évènementiel (DAEELE) – Service Énergie

Au sein de Nantes Métropole, le département du BATII est chargé de la maintenance, de la conservation et du développement du patrimoine municipal et métropolitain. Le service ENERGIE est composé de 12 agents répartis autour de 3 secteurs et 1 Mission : la gestion des contrats d’énergie et fluides, l’expertise énergétique, les énergies renouvelables et la stratégie d’achat d’énergie.

Cadre d’emplois des adjoints administratifs territoriaux

Poste de niveau 2

Sous l'autorité du responsable du service énergie, vous apportez une assistance administrative au responsable dans l’organisation de son activité et plus globalement au service en terme de ressources humaines, d’accueil, de coordination, de planification et du suivi de dossiers (14 Agents). De manière ponctuelle dans le cadre de l'exercice de vos fonctions vous pouvez être amené.e à assurer le remplacement d'autres collègues assistants.es de services de la direction.

Vos missions :

- Assister le responsable et les cadres du service

gérer l’agenda et la messagerie du responsable de service et ceux des responsables de secteur au besoin
organiser des rdvs, réunions et en assurer la logistique (réservation matériel, salle, déplacement, etc)
assister aux réunions, prendre des notes et rédiger les compte-rendus
préparer des dossiers, mettre en forme, rédiger et diffuser divers documents (courriers, notes, compte-rendus, présentations, infos flash, etc.)
 
- Assurer l’accueil physique, téléphonique et diverses missions administratives, en lien avec le collectif des assistantes de la direction
 
- Assurer des missions relai du service RH
assurer l’accueil des nouveaux arrivants et le départ des agents (formation aux logiciels RH, matériels, fournitures, clés , badges...)
assurer le suivi du temps de travail des agents, des éléments variables de paie, des plannings des congés, des autorisations liées à la conduite de véhicules, etc.
assurer le suivi des formations et habilitations des agents
assurer la transmission de documents vers les agents et vers le département RH
 

- Assurer la gestion administrative de dossiers spécifiques du service :
utiliser le logiciel métier : réaliser des ordres d’intervention, intégrer des données d’équipements, établir des états et bilans
actualiser des tableaux de bord de suivi d’activité
rédiger, relire, mettre en page des notes techniques

 - Intégrer à ses activités les attentes de la certification qualité, sécurité et environnement

Vous disposez de diplômes et/ou d’expérience avérées dans le domaine de l’assistanat de direction et maîtrisez parfaitement les outils bureautiques et informatiques (Office 365, Open Office…).

Dôté.e d’un excellent relationnel et d’une bonne connaissance du domaine du bâtiment, vous maîtrisez également le fonctionnement et l’organisation interne de la fonction publique territoriale.

Rigoureux.euse et adaptable, votre polycompétence vous permet de gérer l’urgence et les imprévus tout en répondant à des sollicitations multiples et variées.