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2026-15625 - Assistant de service H/F

Wed, 13 May 2026 07:22:54 Z

Description du poste :
Vous serez amené à travailler avec les 3 unités, sous l’autorité hiérarchique de la responsable de service, et en lien avec l’assistante de direction, et les assistantes des autres services. Missions principales 1. Contribuer à l’organisation de l’activité du service Gérer les agendas de la responsable de service et des responsables d’unités Préparer et organiser des réunions Rédiger les comptes rendus Assurer le secrétariat courant : suivi des courriers arrivés et départ avec un logiciel métier, gérer les appels, suivi de la boîte mail générique du service 2. Contribuer à la gestion administrative et RH Assurer le suivi du planning des congés du service Gérer les stocks et commander les fournitures bureautiques Suivre les demandes de formations et de déplacements des agents du service 3. Participer aux activités courantes du service Assurer le suivi des arrêtés municipaux d’urgence rédigés par le service Appui à la gestion des espaces collaboratifs Suivre les marchés publics et les bons de commande Appuyer l’unité prévention et culture du risque : appui au suivi administratif de subventions Appuyer l’unité préparation et gestion de crise : mise à jour des plans de crise et des annuaires opérationnels 4. Participer à la gestion des crises Assurer des tâches administratives et logistiques en situation de crise

Profil recherché : Maîtriser les techniques de secrétariat et de gestion administrative Rédiger avec clarté et précision, être rigoureux Appétence pour les outils numériques Maîtriser les outils bureautiques S’organiser et gérer les priorités S’adapter à des demandes multiples et simultanées Bon sens relationnel, appétence pour le travail en équipe et en transversalité Faire preuve d’autonomie, de polyvalence et être force de proposition
Ville : NANTES

2026-15670 - Assistant du responsable pôle patrimoine H/F

Thu, 07 May 2026 10:31:12 Z

Description du poste :
Rattaché·e au responsable de pôle patrimoine, votre mission principale est de lui apporter une assistance administrative dans l’organisation de son activité et également celle du pôle en termes d’accueil, de coordination, de planification et du suivi de l’exécution administrative des divers projets. Au quotidien , vous travaillez au sein d’un pool de 5 secrétaires mais également en lien avec l’assistante de l’unité projet ainsi que l’assistante de l'unité gestion de patrimoine.Vous devez assurer la continuité de service de la direction. Vos activités : Assister le responsable de pôle : Vous gérez l’agenda ainsi que la boite mails du responsable et vous organisez les rendez-vous, les déplacements, les réunions . Vous vous assurez du matériel nécessaire. Vous préparez les dossiers et les comptes-rendus de réunion, ainsi que les courriers techniques ou autres documents internes à partir de prises de notes ou de documents transmis, puis assurez leur diffusion. Assister à la gestion du patrimoine : Vous participez à la mise à jour des outils de suivi du patrimoine en appui du/de la chargé(e) de gestion administrative et technique. Vous pilotez la gestion des ADS en lien avec les autres assistantes, soit le suivi des signatures et transmissions, l’enregistrement des dossiers... Accueillir et gérer le secrétariat : Vous réceptionnez les appels téléphoniques. Vous suivez et enregistrez les courriers le cas échéant (retour signatures) que vous classez et archivez. En collaboration avec l’assistante de direction, vous suivez les circuits de signature et la présentation des dossiers auprès des instances délibérantes. Aussi, vous organisez l’activité du service en assurant l’accueil des nouveaux arrivants et des stagiaires, la gestion des fournitures ainsi que la distribution des tickets restaurant. De façon quotidienne, vous intégrez à vos activités les attentes de la certification qualité, sécurité et environnement, ce en respectant les directives et procédures en matière d’Hygiène-Sécurité, Environnement et Qualité. Vous communiquez à votre hiérarchie les anomalies rencontrées et les risques engendrés et participez à leur résolution. Également, vous contribuez aux actions collectives visant l’amélioration des conditions de travail ( évaluation des risques, prérequis techniques, établissement de guides…).

Fort·e d’une expérience réussie en assistanat technique, idéalement en collectivité, vous possédez des connaissances des spécificités liées au domaine du bâtiment. Vous maîtrisez les techniques d’accueil, de secrétariat ainsi que l’outil informatique et les logiciels bureautiques usuels (Excel, Word, Powerpoint, Outlook). Votre organisation au travail vous permet d’anticiper, de prioriser les tâches et d’être réactif·ve face aux urgences ou aléas du quotidien. Vous êtes en capacité d’organiser des informations pour les retranscrire et de présenter un dossier de manière à faciliter la prise de décision. Adaptable, vous êtes en mesure de répondre à des sollicitations multiples et variées dans un environnement ou les passages aux quotidiens sont très nombreux. Reconnu·e pour vos qualités relationnelles et votre esprit d’initiative, vous savez faire preuve de rigueur, d’autonomie et de discrétion dans l'exercice de vos fonctions. Permis B souhaitable (déplacements très ponctuels sur Nantes).
Ville : NANTES

2026-15583 - Gestionnaire administratif H/F

Fri, 17 Apr 2026 10:30:47 Z

Description du poste :
Au sein de la DOPEA, le service Diagnostic des Installations Privatives et Réseaux d’assainissement (34 agents), composé de 2 unités opérationnelles, a en charge sur la Métropole de procéder à des inspections des réseaux, de s’assurer de la conformité des raccordements domestiques et industriels sur les réseaux, ainsi que de réaliser les contrôles et le suivi des installations d’assainissement non collectif. Rattaché.e à la responsable administrative, vous assurez le secrétariat du service Diagnostic des Installations Privatives et des Réseaux d’Assainissement ainsi que la facturation des contrôles. A ce titre, vos activités sont les suivantes : Assurer le soutien administratif des dossiers de contrôles - Vérifier la cohérence des informations et la complétude des documents envoyés aux usagers (courrier, rapports, ...) Mettre en forme, enregistrer, et assurer l’envoi des courriers adressés aux usagers dans le cadre des contrôles de raccordement et des installations d’assainissement non collectifs, - Prendre en charge et réorienter les appels téléphoniques de 1er niveau liés aux demandes de contrôles et ponctuellement les autres appels du service (rendez-vous usagers, spanc, facturation…), - Appliquer et mettre à jour les procédures courrier et suivre le circuit des visas et signatures, - Procéder à la saisie et la mise en forme de différents documents (courriers, notes, fichier de suivis, …) - Remplir des tableaux d’indicateurs et des fichiers de synthèse, - Assurer le reporting des problématiques et de l’avancement des dossiers auprès de la responsable, - Renseigner et valider les étapes relevant de l’administratif dans le logiciel de gestion des contrôles. Assurer la facturation des contrôles aux usagers - Préparer, vérifier les éléments et réaliser la facturation des contrôles auprès des usagers, - Répondre aux questions des usagers sur la facturation des contrôles, - Renseigner des tableaux de suivi, - Réaliser des bilans d’activité. Assurer l’assistance administrative du service - Gérer les agendas et réservations des salles de réunion, - Dispatcher, enregistrer et suivre le courrier des service opérationnels assainissement, - Mettre en forme, enregistrer et assurer l’envoi des courriers, - Assurer le reporting des problématiques et de l’avancement des dossiers auprès de la responsable.

Vous détenez des connaissances techniques et réglementaires en assainissement : le fonctionnement global du cycle de l'eau la démarche Qualité Sécurité Environnement le vocabulaire professionnel les contrôles en assainissement Vous connaissez les circuits et procédures administratives ainsi que le fonctionnement de la collectivité et des services. Vous maîtrisez les outils bureautiques, l’orthographe, les règles de grammaire ainsi que les écrits professionnels telle que la prise de notes, et êtes à l'aise avec l'expression orale et écrite. Vous savez utiliser les logiciels métiers : MEM, E-gee, GREA Capacités d’investissement et qualités attendues pour ce poste : respect des consignes de sécurité liées au poste et des délais impératifs reporting et travail en équipe et en transversalité sens du contact à l'usager et de l’intérêt général / du service public rigueur, méthode, analyse et synthèse gestion des priorités sens de la concertation qualité d’écoute, de communication gestion des usagers difficiles/appels conflictuels capacité à garantir la confidentialité de certaines informations.
Ville : Nantes